Bij veel congressen moet de initiatiefnemer het overkoepelende bestuur van de betrokken (internationale) vereniging eerst formeel uitnodigen om het congres te mogen organiseren. Wanneer meerdere partijen interesse tonen, start een bidprocedure. In dit proceduretraject presenteren de partijen hun kandidatuur en onderbouwen zij waarom zij het congres het beste kunnen hosten. Het bestuur of een speciale selectiecommissie bepaalt uiteindelijk in welk land en in welke stad het congres plaatsvindt.