Een bidprocedure omvat doorgaans de volgende stappen:

• Samenstelling van een speciaal comité
  Dit comité verzamelt alle informatie, bereidt het bidboek voor en begeleidt de procedure tot het congres is toegewezen. Het bestaat meestal uit vertegenwoordigers van:
  • de Nederlandse afdeling van de vereniging
  • een Professional Conference Organiser
  • de congreslocatie
  • het Utrecht Convention Bureau
• Opstellen van het bidboek
• Lobbyen binnen de vereniging
  Invloedrijke leden en belangrijke wetenschappers kunnen door hun steun en verbinding aan het congres goodwill creëren voor de kandidatuur.
• Presentatie van het bidboek
  Het bidboek wordt gepresenteerd aan het bestuur of selectiecomité.
• Organiseren van een site inspectie
  Tijdens deze inspectie tonen alle betrokken partijen (locatie, hotel, vervoerders, etc.) hun diensten en faciliteiten aan het bestuur of het selectiecomité. Site inspecties hebben grote invloed op de uiteindelijke beslissing en moeten daarom professioneel worden voorbereid en begeleid.

Het bidboek presenteert op een inspirerende en overtuigende manier de kern van uw uitnodiging om het congres te organiseren. Naast de formele uitnodiging bevat het vaak aanbevelingsbrieven van betrokken instanties, overheden en andere relevante partners, die het draagvlak en de professionaliteit van uw kandidatuur onderstrepen.

In het bidboek worden ook het programma (inclusief het sociale en informele gedeelte), de financiële planning en de logistieke organisatie duidelijk beschreven. De presentatie van het bidboek en de promotie van Utrecht en Nederland vinden plaats tijdens een reeds geplande editie van het congres. Andere initiatiefnemers uit verschillende landen zijn hier ook bij aanwezig, waardoor dit moment een rechtstreekse competitie vormt: een uitgelezen kans om uw voorstel op te laten vallen, de voordelen van uw locatie te benadrukken en de beslissers te overtuigen.

Het bidboek vormt de kern van uw kandidatuur en laat op een inspirerende en overtuigende manier zien waarom u en de door u gekozen stad het congres zou moeten hosten. Het bevat doorgaans de volgende onderdelen:

• Formele uitnodiging waarin u zich kandidaat stelt als organiserend comité
• Toelichting op de ontwikkelingen binnen het betreffende vakgebied en de stad/Nederland
• Aanbevelingsbrieven van bijvoorbeeld de universiteit, betrokken industrieën, ministers of burgemeesters, Utrecht Convention Bureau en het Ministerie van Buitenlandse Zaken (die bijvoorbeeld een visum toezegt aan congresdeelnemers)
• Opzet van het congresprogramma, inclusief het thema, en bijvoorbeeld geplande vakinhoudelijke excursies
• Financiële planning en budgetoverzicht, inclusief deelnameprijs en sponsormogelijkheden voor deelnemers uit derdewereldlanden
• Praktische informatie, zoals een beschrijving over Utrecht en Nederland, de congreslocatie en hotel, vervoer, pre- en post conference tours en toeristische bezienswaardigheden