Een zorgvuldig opgesteld en bewaakt budget is essentieel voor een soepel lopend congres. Om persoonlijke aansprakelijkheid te beperken, wordt een congres vaak ondergebracht in een aparte rechtspersoon, meestal een juridische stichting. Deze stichting draagt zelfstandig de rechten en plichten, waardoor bestuurders in principe niet privé aansprakelijk zijn. Alleen onder specifieke omstandigheden kan alsnog een beroep worden gedaan op het privévermogen van de bestuurders.