De selectie
De selectie
Zodra u een geschikte congreslocatie heeft gevonden, gaat u op zoek naar overnachtingsmogelijkheden in de directe omgeving. Heeft u enkele geschikte hotels gevonden? Neem dan alvast een aantal kamers in optie en onderhandel over de kamerprijs. Op deze manier zijn deelnemers altijd verzekerd van een accommodatie tegen een goede prijs.
Bij de selectie van hotels moet op veel zaken gelet worden, denk bijvoorbeeld aan de ligging van het hotel ten opzichte van de congreslocatie, de capaciteit en de annuleringsvoorwaarden. Om u hierbij te helpen, hebben wij een checklist opgesteld met aandachtspunten.
De kamerprijzen
De kamerprijzen
Kamerprijzen worden per hotel afzonderlijk afgesproken en zijn vaak afhankelijk van het aantal kamers dat u reserveert, het seizoen en de weekdagen waarop de reservering plaatsvindt. Veel zakenhotels zullen in het weekend en de vakantiemaanden lagere prijzen bieden dan bijvoorbeeld doordeweeks of in de maanden mei en oktober.
Het is belangrijk duidelijke afspraken te maken over wie de boekingen garandeert, tot welke datum kosteloos kan worden geannuleerd en of er aanbetalingen nodig zijn. Meestal kunnen gereserveerde kamers tot een vooraf afgesproken datum zonder kosten worden teruggegeven, maar de exacte voorwaarden verschillen per hotel.
De reservering
De reservering
Vaak kunnen congresdeelnemers bij hun inschrijving voor het congres aangeven of zij een hotelkamer willen reserveren via de congresorganisatie tegen een speciaal voor dat congres geldend tarief. Als de deelnemer een hotelkamer boekt via de congresorganisatie, garandeert hij of zij de reservering door de eerste nacht aan te betalen, of een geldig creditcardnummer op te geven.
Voor het verwerken en bevestigen van deze hotelreserveringen kan een PCO of Hotel Service Utrecht worden ingeschakeld. Zij nemen de administratieve taken uit handen en kunnen ook tijdens aankomst- en vertrekdagen lastminute wijzigingen verwerken.
Hotel Service Utrecht
Hotel Service Utrecht
Hotel Service Utrecht is een kosteloze online hotelreserveringsdienst waarop uw (internationale) congres- en evenementdeelnemers eenvoudig en veilig hun hotelkamer reserveren en betalen. Het is een ‘one-stop-shop’ dat u ontzorgt en al het werk uit handen neemt.
Wat biedt Hotel Service Utrecht:
- Een op maat gemaakte online boekingsmodule in de huisstijl van het congres
- Een geïntegreerde (embedded) boekingsmodule
- Accommodaties tegen de best beschikbare prijzen, inclusief ontbijt en alle belastingen
- Directe beschikbaarheid tegen speciale condities
- Geen verborgen kosten voor uw deelnemers
- Persoonlijke en professionele service