Mailings zijn een essentieel communicatiemiddel voor congressen, omdat ze direct contact met potentiële deelnemers mogelijk maken en hen stap voor stap informeren. Een mailing is een gerichte boodschap naar (potentiële) deelnemers om hen te informeren, aan te zetten tot inschrijving voor het congres en om betrokkenheid op te bouwen.

Een mailing kan gewoon via e-mail worden verstuurd, maar het gebruik van een gespecialiseerd mailingsysteem, zoals MailChimp, biedt extra voordelen. Hiermee kunt u eenvoudig een professionele lay-out maken in de huisstijl van het congres en elementen toevoegen zoals foto’s, logo’s en buttons, waardoor de mailing aantrekkelijker en herkenbaarder wordt voor de ontvangers.

Om een mailing te kunnen versturen, heeft u een lijst nodig van contactpersonen. Vermeld in de mailing of de uitnodiging strikt persoonlijk is of niet, en laat ook weten hoe mensen zich voor de mailing kunnen afmelden.

Fases
Gaat u mensen via een mailing uitnodigen voor een congres, dan gebeurt dit meestal in twee fasen:

• Eerste aankondiging: een save the date met basisinformatie over het congres, zoals het thema, de datum en de locatie. Vaak wordt hier een brochure of flyer meegestuurd.

• Tweede aankondiging: een vervolgmailing met alle details die een potentiële deelnemer nodig heeft om een besluit te nemen. Dit omvat vaak het voorlopige programma met onderwerpen en sprekers, kosten, beschikbare faciliteiten, het sociale en partnerprogramma, vervoer naar en binnen Utrecht en praktische informatie over de stad en regio. Bij deze mailing worden ook het registratieformulier en eventueel een hotelreserveringsformulier meegestuurd.

Het registratiepakket kan vooraf naar de deelnemer worden verzonden of bij aankomst op het congres worden uitgereikt. Het bevat dan het definitieve programma en aanvullende informatie over sprekers en de behandelde onderwerpen.