Na de strategische vragen is het tijd voor een meer praktische aanpak.

• U bent klaar om aan de slag te gaan. Bepaal eerst wie de coördinatie en verantwoordelijkheid draagt voor welke onderdelen. Organiseert u het congres zelf, of besteedt u (een deel van) de organisatie uit? In dat laatste geval kunt u ervoor kiezen om samen te werken met een Professional Conference Organiser.
• Nadat u de intentie heeft uitgesproken om het congres te organiseren, is het zaak om Utrecht formeel kandidaat te stellen als locatie. Hiervoor start u een bidprocedure, wat u kunt zien als een soort sollicitatieproces waarin u het opneemt tegen andere steden en kandidaten.
• Op welke locatie gaat het congres plaatsvinden? Wordt het een congres in de stad, of juist midden in de natuur? Maak een voorselectie van mogelijke congreslocaties die passen bij uw strategische keuzes. Utrecht biedt een grote verscheidenheid aan congreslocaties en vergaderhotels.
• Denk alvast na over de bereikbaarheid van (inter)nationale gasten. Hoe komen deelnemers uit verschillende landen naar Utrecht? Is de congreslocatie goed bereikbaar, of moet u extra vervoer regelen?
• Naast kennisdeling is het belangrijk om deelnemers de mogelijkheid te bieden om te ontspannen en te netwerken. Overweeg daarom een sociaal programma, zowel voor groepen als voor individuele gasten.
• Vergeet ook niet om de communicatie rondom het congres goed in kaart te brengen. Hoe zorgt u ervoor dat deelnemers zich aanmelden? Hoe communiceert u over het programma en hoe verloopt de communicatie tijdens het congres zelf?

To-do list
Bepaalde onderwerpen komen vrijwel altijd terug bij de organisatie van een congres. Voor deze taken hebben wij een handige to-do list samengesteld.

Naar de to-do list