Het organiseren van een congres begint met een aantal strategische en richtinggevende keuzes. Deze keuzes vormen de basis voor alle vervolgstappen. Zonder bestaat bijvoorbeeld het risico dat plannen niet op elkaar aansluiten, dat het programma of de locatie niet passen bij de doelgroep, of dat het budget onrealistisch is. Strategische keuzes zorgen ervoor dat het congres inhoudelijk sterk, financieel haalbaar en organisatorisch uitvoerbaar is, en maken het makkelijker om tijdens het proces gefocust beslissingen te nemen en prioriteiten te stellen. Kortom: ze leggen de fundamenten voor een succesvol en samenhangend congres.

De basis voor het succesvol organiseren van een congres wordt gelegd met antwoorden op de volgende vragen:

• Wat zijn de uitgangspunten en beoogde doelstellingen van het congres? Wat wilt u bereiken?
• Wat is de doelgroep? Voor wie organiseert u het congres?
• Bepaal de scope: wordt het een eendaags of meerdaags congres? In welke periode moet het plaatsvinden? Hoeveel mensen verwacht u? Zijn het nationale of internationale deelnemers?
• Wie moeten er zitting nemen in het comité / projectteam? En wie heeft welke rol?
• Wat is het budget?