Het organiseren van een internationaal congres in Nederland brengt relatief weinig risico’s met zich mee. De meeste congressen die hier plaatsvinden sluiten zelfs af met een bescheiden positief resultaat. Dat komt doordat Nederland beschikt over een uitstekende congresinfrastructuur: goede accommodaties, professionele dienstverlening en een zeer ervaren congressector.

Het opzetten van een internationaal congres lijkt op het starten van een tijdelijke onderneming met een vooraf vastgestelde looptijd: er is vaak startkapitaal nodig voor de aanloopkosten en een garantieregeling om financiële risico’s af te dekken. Om deze behoeften te ondersteunen hebben het NBTC en CLC-VECTA, in samenwerking met het Ministerie van Economische Zaken, het Voorfinancierings- en Garantiefonds (VGF) opgericht. Dit fonds biedt twee vormen van ondersteuning: voorfinanciering en garantie, die los of gecombineerd kunnen worden aangevraagd.

Voorfinanciering
Nog voordat de deelnemers hun inschrijfgeld hebben betaald, maakt de organisator vaak al kosten. Via het VGF kan hiervoor een renteloze lening worden aangevraagd. De hoogte van de lening wordt afgestemd op de daadwerkelijke financieringsbehoefte.

Garantie
De kosten van een congres zijn meestal goed voorspelbaar, maar de opbrengsten kunnen variëren als het aantal deelnemers tegenvalt. Met de garantiefaciliteit van het VGF hoeft het congresprogramma in zo’n situatie niet te worden aangepast: deelnemers krijgen precies wat in het definitieve programma is beloofd.

Algemene voorwaarden
Om gebruik te maken van het VGF moet het congres minimaal twee dagen duren, gericht zijn op kennisoverdracht en worden georganiseerd door een partij met aantoonbare ervaring in het organiseren van internationale meerdaagse congressen. Dit gebeurt vaak in samenwerking met, of door, een PCO. De aanvraag moet minimaal acht maanden voor aanvang van het congres worden ingediend. Meer informatie en de mogelijkheid tot online aanvragen vindt u op de website van het VGF.

Naar de website