Een goede begroting is meer dan alleen een optelsom van kosten: het is een weerspiegeling van alle belangrijke keuzes rondom het congres. Denk hierbij o.a. aan het gekozen tijdstip en de duur van het congres, een inschatting van het aantal deelnemers, het vaststellen van het break-evenpoint, de ondersteuning vanuit het vakgebied (tentoonstelling) en het bepalen van het inschrijfgeld. Tijdens de voorbereidingen wordt de begroting regelmatig aangepast op basis van de meest recente informatie.

Daarnaast is het belangrijk om vooruit te kijken naar de financiële positie in de aanloop naar het congres. Deze zogeheten liquiditeitsprognose laat zien hoe de kasstroom zich ontwikkelt en welke middelen wanneer beschikbaar moeten zijn. Factoren die daarbij een rol spelen zijn onder andere: voorfinanciering, garantiestellingen, sponsoring en contractdata.

Hieronder vindt u een voorbeeldbegroting voor een wetenschappelijk congres. Hierin is per begrotingspost aangegeven welk gemiddeld percentage deze post inneemt binnen het totale budget. Een deel van de posten is variabel en verandert mee met het aantal deelnemers.

Naar de begroting

Het bepalen van het inschrijfbedrag is relatief eenvoudig wanneer de juiste uitgangspunten bekend zijn. Belangrijke onderdelen hierbij zijn:

• de totale begrote kosten (vaste, variabele en onvoorziene kosten)
• de verwachte overige inkomsten
• het minimaal te verwachten aantal deelnemers en eventuele partners

Er kunnen verschillende tarieven gehanteerd worden voor verschillende groepen deelnemers. Denk bijvoorbeeld aan kortingsregelingen voor studenten of deelnemers uit ontwikkelingslanden.

Ook is het gebruikelijk om na een bepaalde datum een hoger inschrijftarief te rekenen (early bird). Dit stimuleert vroege aanmeldingen, verbetert de cashflow en maakt de organisatie beter voorspelbaar. Een gebruikelijke werkwijze is om ongeveer acht weken voor het congres het inschrijfgeld met zo’n twintig tot vijfentwintig procent te verhogen. Eventueel kan worden bepaald dat late inschrijvingen uitsluitend ter plaatse kunnen worden betaald.

U kunt ervoor kiezen om BTW-plichtig te zijn. Het is belangrijk om vooraf goed te bedenken dat deze keuze gevolgen heeft voor zowel uw inkomsten als uw uitgaven. In de praktijk is BTW-plichtigheid voor een congres vooral interessant wanneer bijna alle deelnemers de in het inschrijfgeld opgenomen BTW kunnen verrekenen. Dit kan ook voordelig zijn wanneer vooraf duidelijk is dat het congres een aanzienlijk tekort zal opleveren (ongeveer een derde van de begroting) en er dus hoge subsidies nodig zijn. Laat u daarom altijd goed adviseren door deskundigen voordat u een beslissing neemt.

Het verzekeren van congressen en evenementen is altijd maatwerk. Er bestaan veel standaardverzekeringen met wisselende dekkingen en premies per aanbieder. De meest voorkomende verzekeringen voor evenementen zijn:

• Onkostenverzekering: vergoedt gemaakte kosten als het congres geheel of gedeeltelijk moet worden afgelast.
• Aansprakelijkheidsverzekering: dekt de wettelijke aansprakelijkheid van de organisatie en/of personen waarvoor de organisatie verantwoordelijk is.
• Transport- en verblijfsverzekering: dekt schade aan gehuurde, geleende of eigen materialen tijdens transport of verblijf.
• Ongevallenverzekering: verzekert het risico op overlijden of blijvende invaliditeit.
• Medische kostenverzekering voor buitenlandse deelnemers: vergoedt medische kosten bij ziekte of een ongeval.
• Geldverzekering: dekt verlies van geld of geldswaarden door bijvoorbeeld brand of diefstal tijdens transport of verblijf.
• Regenverzekering: keert uit wanneer er op een vooraf bepaalde dag of periode meer neerslag valt dan overeengekomen.

Niet alle risico’s zijn te verzekeren. Naast de bovengenoemde verzekeringen zijn er wel aanvullende of gespecialiseerde polissen beschikbaar die kunnen aansluiten op de specifieke situatie van uw congres.